Por lei, as empresas são obrigadas a preservar determinado tipo de informação e para consulta e auditoria. Realizar com rigor e eficácia a gestão de arquivos numa empresa é uma tarefa exigente e complexa. E se pudesse externalizá-la e deixar os seus recursos humanos libertos para se focarem em processos com mais-valias para o negócio? A AGS é especialista na gestão de arquivos empresariais, dispondo de soluções otimizadas para o ajudar em todo o processo de gestão documental, desde a análise e classificação de documentos, à digitalização, arquivamento físico e digital, preservação de documentos históricos e soluções de acesso simplificado à informação.
Empresa de arquivo de documentos
Transferir a guarda e gestão da sua informação de negócio para uma empresa de arquivo de documentos vai permitir-lhe poupar espaço, tempo e dinheiro, ao mesmo tempo que todos os procedimentos de recolha, manuseamento, gestão, tratamento e destruição documental passam a ser desempenhados por profissionais credenciados. A AGS garante inteira confidencialidade sobre a sua informação, bem como um armazenamento seguro de todos os documentos em instalações protegidas e vigiadas 24 horas por dia.
Destruição de documentos
Findo o período legal obrigatório para retenção de informação por parte das empresas será necessário proceder à destruição de documentos de forma criteriosa e confidencial. O processo de destruição de documentos que realizamos é iniciado com a devida autorização escrita por parte do cliente, procedendo-se então à reciclagem, trituração/compactação ou incineração dos documentos. Terminado o processo, emitimos um certificado de eliminação.
Gestão eletrónica de arquivos
Manter um registo e acesso digital à informação é fundamental para qualquer empresa, não apenas por questões práticas, mas também por questões legais. A AGS criou um software próprio de gestão eletrónica de arquivos, disponibilizado sob a forma de Web service, que permite aos clientes consultarem e acederem aos documentos digitalizados de forma simples, rápida e segura. Realizamos todos o processo de digitalização e desmaterialização da informação, garantindo total rastreabilidade sobre os documentos.
Digitalização de arquivos e documentos
A desmaterialização é a forma mais eficaz de preservar informação valiosa. Através da nossa solução de digitalização de arquivos e documentos, garantimos que os dados estão sempre acessíveis quando deles necessitar, preservando intacto o suporte original em papel. De cada documento é recolhida uma imagem digital que depois é catalogada e indexada em diferentes categorias de informação de modo a otimizar o processo de consulta dos ficheiros digitais. Garantimos a guarda do arquivo físico original nas maiores condições de segurança.
Guarda de Arquivos / Custódia
Entregar a guarda ou custódia de arquivos à AGS traduz-se numa redução de custos com armazenamento, processamento e gestão documental. A partir do momento em que nos confiar este serviço, procedemos à recolha dos documentos, sua separação e indexação, digitalização em ficheiros informáticos, armazenamento seguro e organização dos documentos em pastas e caixas devidamente catalogadas, e disponibilização dos arquivos digitais através de uma interface web, com níveis de acesso diferenciados mediante as suas instruções.